UKRU

Бизнес-публикации

26 октября 2018

Ловушки времени, или Какие пожиратели времени понижают эффективность бизнеса


Занимаясь бизнесом и все время стараясь стать более эффективным, каждый из нас сталкивается с «ловушками времени», из-за которых мы тратим его впустую. Вы, наверняка, неоднократно бывали в таких ситуациях, когда вечером невольно напрашивался вопрос: «А куда делось мое время?». В тайм-менеджменте это явление называется термином «Хронофаги» (от древнегреческого χρόνος — время и φάγομαι — буду есть; также поглотители времени, пожиратели времени). Дабы справиться с ними и повысить собственную эффективность, ниже приведем список самых распространенных «хронофагов», с которыми сталкивается любой предприниматель, а также опишу способы их преодоления:

Нечеткая постановка цели


Зачастую мы тратим уйму времени впустую, потому что делаем слишком много лишних действий. Происходит это потому, что мы не видим четко, а что же должно быть итогом нашей деятельности. Советуем перед началом действий задайте себе два вопроса: 1. Чего я хочу? 2. Какими будут критерии достигнутого результата? Описав детально свою цель и определив, по каким показателям можем понять, что она достигнута, исключим потерю времени из-за неопределенности.

Отсутствие приоритетов


Часто люди невольно становятся заложниками своих собственных списков задач на день. Они судорожно пытаются втиснуться в рамки 24 часов. И мало кому это удается. Запомните: успеть сделать все невозможно. Временной ресурс ограничен, а задачи будут приходить бесконечно. Но успевать сделать все и не нужно. Исследования в области тайм-менеджмента показали, что по «закону Парето» 80% времени в течение дня человек занимается задачами, которые не ведут его к реализации целей. И всего 20% задач действительно ведут к достижению результата. Поэтому прежде всего вам нужно расставить приоритеты и понять, какие задачи в вашем списке являются действительно важными, а какие второстепенными. Поскольку важными являются только те задачи, которые ведут к результату, прежде чем приступать к выполнению задач из списка ответьте себе на вопрос: «К реализации какой моей цели приведет это задание?». И, исходя из ответа, определите: 1. Что нужно сделать сегодня обязательно и нельзя никому поручить 2. Что из списка дел можно делегировать кому-то другому 3. Что, в случае нехватки времени, можно будет перенести, так как на самом деле это «не горит» 4. От чего таки придется отказаться

Попытка слишком много сделать за один раз


Многозадачность, «мультитаскинг». Как популярны эти термины сегодня. Многие говорят, что это наша реальность – работать в режиме постоянного потока приходящих задач и делать несколько дел одновременно. Однако вам важно понимать, что совмещать можно только определенные виды работ. Так как совмещая задачи, требующие полной концентрации вашего внимания, вы на самом деле теряете время, а не экономите. И это связано с нашей физиологией. Наше сознание в одну единицу времени может выполнять только одну задачу. И стараясь сознательно сделать сразу 2-3 задачи, вы: 1. Теряете в качестве результата 2. Теряете время на процесс «переключения сознания» с одной задачи на другую Поэтому несколько задач можно делать одновременно только тогда, когда одна происходит сознательно, а остальные – автоматически. Люблю пример, когда хозяйка в доме варит борщ и стирает белье параллельно. В этом случае борщ варится сознательно, а белье автоматически стирается машинкой. И тут нужно только потратить время на подготовку процесса стирки и его завершение. В остальных же случаях правило «одна задача в одну единицу времени» приводит к лучшим результатам. И с точки зрения качества, и с точки зрения временных затрат.

Личная неорганизованность.


Как оказалось, этот хронофаг, как правило, просто отговорка. Потому что если человеку действительно что-то нужно, он способен оперативно организовать не только себя, но и других людей вокруг. А вот если то, чем он занимается, для него самого не столь важно, найдется сотня отговорок, почему «не успел», «забыл» или «не учел». Потому здесь рекомендация простая – вернись к пункту о приоритетах и задай себе вопрос: «К реализации какой моей цели приведет это задание?». И если оно действительно важно для тебя, начинай организовывать свою деятельность правильно. Рекомендации для этого ниже.

Неэффективное планирование.


Если человек не составляет списки задач на день, не отмечает на будущее задачи в рамках 2-3 дней вперед, недели, месяца, а еще лучше нескольких месяцев вперед, он обязательно получит накладки в расписании либо забудет, и как следствие – не уложится в сроки. Поэтому первое правило здесь – записывайте!

Отвлечения: звонки, посетители


Форс-мажор – это то, что было, есть и будет. Ты никуда от него не денешься. Поэтому на вопросы клиентов типа «А что же делать с форс-мажором?», у меня всегда один и тот же ответ: «Планировать!». Обязательно в своем расписании на день закладывай время на форс-мажор, делай временные «зазоры» между ключевыми задачами дня минимум в 15-20 минут и никогда-никогда не планируй впритык важные дела.

Отвлечения: интернет, смс, почта


Работу с почтой, звонки, а также активность на просторах интернета рекомендую организовать временными блоками. Когда ты в потоке – однотипные задачи выполняются быстрее, чем краткосрочное переключение с задачи на задачу.

Поиск записей, контактов, информации


Как много времени люди тратят только потому, что не только их вещи не имеют своих мест, но и информация. Я очень люблю свой планировщик, так как в нем есть много полезных разделов: для идей, мечты и желаний, стратегических планов на 10 лет вперед, среднесрочных целей на ближайший год, краткосрочных планов на месяц и планирование дня, место для записей, отдельный раздел для отслеживания делегированных задач и контрольных точек по ним, а также место для записи контактов, адресов и телефонов. Используя разделы по назначению, я очень быстро нахожу нужную мне информацию.

Недостаток мотивации


Чаще всего этот пожиратель переходит в недуг под названием «прокрастинация» – откладывание дел на потом. Есть масса рекомендаций на предмет того, как же с ним справляться, однако самый действенный – это ответ на вопросы: «А к чему меня приведет это дело? Какой более важной цели я смогу достичь, если справлюсь с этой задачей?». Запомните, истинная мотивация всегда рождается в ваших целях!

Недостаточное разделение и кооперация труда


В сутках всего 24 часа, парой рук можно сделать только объем задач на одну пару рук, а вот двумя-тремя парами рук – в 2-3 раза больше. Поэтому при перегрузке – делегируйте. Ведь только отдав текущие задачи на выполнение подчиненному, вы можете освободить для себя время на стратегию! Правила несложные, но действенные! Попробуйте применить прямо сегодня – и вы точно увидите отличный результат!