UKRU

Бізнес-публікації

26 жовтня

Пастки часу, або Які пожирачі часу знижують ефективність бізнесу


Займаючись бізнесом і весь час намагаючись стати більш ефективним, кожен з нас стикається з «пастками часу», через які ми витрачаємо його даремно. Ви, напевно, неодноразово перебували в таких ситуаціях, коли увечері мимоволі напрошувалося запитання: «А куди подівся мій час?». У тайм-менеджменті це явище називається терміном «Хронофаги» (від давньогрецького χρόνος - час і φάγομαι - їстиму; також поглиначі часу, пожирачі часу). Щоб впоратися з ними і підвищити власну ефективність, нижче наведемо список найпоширеніших «хронофагів», з якими стикається будь-який підприємець, а також опишемо способи їх подолання:

Нечітка постановка мети


Найчастіше ми витрачаємо багато часу даремно, тому що робимо дуже багато зайвих дій. Відбувається це тому, що ми не бачимо чітко, а що ж має бути підсумком нашої діяльності. Радимо перед початком дій задайте собі два запитання:
• Чого я хочу?
• Якими будуть критерії досягнутого результату?
Описавши деталізовано свою мету і визначивши, за якими показниками можемо зрозуміти, що вона досягнута, виключимо втрату часу через невизначеність.

Відсутність пріоритетів


Часто люди мимоволі стають заручниками своїх власних списків завдань на день. Вони судорожно намагаються втиснутися в рамки 24 годин. І мало кому це вдається. Запам'ятайте: встигнути зробити все неможливо. Часовий ресурс обмежений, а завдання будуть приходити нескінченно. Але встигати зробити все і не потрібно. Дослідження в галузі тайм-менеджменту показали, що за «законом Парето» 80% часу протягом дня людина займається завданнями, які не ведуть його до реалізації цілей. І лише 20% завдань дійсно ведуть до досягнення результату. Тому перш за все вам потрібно розставити пріоритети і зрозуміти, які завдання у вашому списку є дійсно важливими, а які другорядними. Оскільки важливими є тільки ті завдання, які ведуть до результату, перш ніж приступати до виконання завдань зі списку дайте собі відповідь на питання: «До реалізації якої моєї мети приведе це завдання?». І, виходячи з відповіді, визначте: • Що потрібно зробити сьогодні обов'язково і не можна нікому доручити
• Що зі списку справ можна делегувати комусь іншому
• Що, в разі нестачі часу, можна буде перенести, оскільки насправді це «не горить»
• Від чого все ж доведеться відмовитися


Спроба занадто багато зробити за один раз


Багатозадачність, «мультитаскінг». Які популярні ці терміни сьогодні. Багато хто говорить, що це наша реальність - працювати в режимі постійного потоку завдань і робити кілька справ одночасно. Однак вам важливо розуміти, що поєднувати можна тільки певні види робіт. Оскільки поєднуючи завдання, що вимагають повної концентрації вашої уваги, ви насправді втрачаєте час, а не економите. І це пов'язано з нашою фізіологією. Наша свідомість в одну одиницю часу може виконувати лише одне завдання. І намагаючись свідомо зробити відразу 2-3 завдання, ви:
• Втрачаєте в якості результату
• Втрачаєте час на процес «перемикання свідомості» з одного завдання на інше
Тому кілька завдань можна робити одночасно тільки тоді, коли одне відбувається свідомо, а решта - автоматично. Люблю приклад, коли господиня вдома варить борщ і пере білизну паралельно. В цьому випадку борщ вариться свідомо, а білизна автоматично переться машинкою. І тут потрібно лише витратити час на підготовку процесу прання і його завершення. В інших же випадках правило «одне завдання в одну одиницю часу» призводить до кращих результатів. І з точки зору якості, і з точки зору витрат часу.

Особиста неорганізованість


Як виявилося, цей хронофаг зазвичай просто відмовка. Тому що якщо людині справді щось потрібно, вона здатна оперативно організувати не тільки себе, а й інших людей навколо. А ось якщо те, чим вона займається, для неї самої не настільки важливо, знайдеться сотня відмовок, чому «не встиг», «забув» або «не врахував». Тому тут рекомендація проста - повернися до пункту про пріоритети і постав собі запитання: «До реалізації якої моєї мети приведе це завдання?». І якщо воно дійсно важливе для тебе, починай організовувати свою діяльність правильно. Рекомендації для цього нижче.

Неефективне планування


Якщо людина не складає списки завдань на день, не зазначає на майбутнє завдання в рамках 2-3 днів наперед, тижня, місяця, а ще краще кількох місяців наперед, вона обов'язково отримає накладки в розкладі або забуде, і як наслідок - не вкладеться в терміни. Тому перше правило тут - записуйте!

Відволікання: дзвінки, відвідувачі


Форс-мажор - це те, що було, є і буде. Ти нікуди від нього не дінешся. Тому на питання клієнтів типу «А що ж робити з форс-мажором?», у мене завжди одна і та ж відповідь: «Планувати!». Обов'язково в своєму розкладі на день закладай час на форс-мажор, роби тимчасові «зазори» між ключовими завданнями дня мінімум в 15-20 хвилин і ніколи-ніколи не плануй впритул важливі справи.

Відволікання: інтернет, смс, пошта


ЗРоботу з поштою, дзвінки, а також активність на просторах інтернету рекомендую організувати тимчасовими блоками. Коли ти в потоці - однотипні завдання виконуються швидше, ніж короткострокове перемикання із завдання на завдання.

Пошук записів, контактів, інформації


Як багато часу люди витрачають лише тому, що не тільки їхні речі не мають своїх місць, а й інформація. Я дуже люблю свій планувальник, оскільки в ньому є багато корисних розділів: для ідей, мрій і бажань, стратегічних планів на 10 років уперед, середньострокових цілей на найближчий рік, короткострокових планів на місяць і планування дня, місце для записів, окремий розділ для відстеження делегованих завдань та контрольних точок за ними, а також місце для запису контактів, адрес і телефонів. Використовуючи розділи за призначенням, я дуже швидко знаходжу потрібну мені інформацію.

Брак мотивації


Найчастіше цей пожирач переходить в недуга під назвою «прокрастинація» - відкладання справ на потім. Є багато рекомендацій з приводу того, як же з ним справлятися, проте найдієвіший - це відповідь на питання: «А до чого мене приведе ця справа? Якої більш важливої мети я зможу досягти, якщо впораюся з цим завданням?». Запам'ятайте, справжня мотивація завжди народжується в ваших цілях!

Недостатній поділ і кооперація праці


В добі всього 24 години, парою рук можна зробити лише обсяг завдань на одну пару рук, а ось двома-трьома парами рук - в 2-3 рази більше. Тому при перевантаженні - делегуйте. Адже тільки віддавши поточні завдання на виконання підлеглому, ви можете звільнити для себе час на стратегію! Правила нескладні, але дієві! Спробуйте застосувати прямо сьогодні - і ви достеменно побачите відмінний результат!