UKRU

Бізнес-публікації

29 липня 2016

HR. Довідник для співробітника.


Довідник співробітника допомагає встановити і підтримувати міцні стосунки між працівниками і працедавцем. Він дозволяє новачку швидше і легше адаптуватися в компанії, а працівнику з досвідом – краще орієнтуватися в робочих процесах.
Більш того, довідник йде на користь відділу кадрів як своєрідна реклама для претендентів, імпульс про те, що в компанії порядок і прозора, зрозуміла система роботи.

Довідник має містити зведену інформацію про компанію з коротким оглядом правил і стандартів її роботи. Його головна мета – мотивувати працівників і залучити їх у розвиток компанії.

Також довідник допомагає:
- поліпшити імідж компанії;
- познайомити працівників з її історією та корпоративною культурою;
- скоротити час адаптації нових співробітників;
- забезпечити схоже розуміння правил і стандартів роботи співробітниками;
- запобігти конфліктам між працедавцем і працівниками (з організаційних питань);
- заощадити час керівників, який йде на роз’яснення працівникам корпоративних правил і процедур;
- уніфікувати процеси і процедури, що важливо для швидкозростаючих компаній з багатьма, часто віддаленими один від одного підрозділами;
- зменшити плинність персоналу;
- підвищити лояльність працівників до компанії.

А що всередині?

Що стосується структури і змісту довідника, то вони залежать як від розміру самої компанії, так і від бачення розробників. Наприклад, нижче представлений узагальнений варіант змісту довідника.

Розділ Зміст
Загальні відомості про компанію - Привітання
- Історія, місія та головні цінності
- Стратегічні цілі та перспективи розвитку
- Основні продукти і послуги
- Конкурентні переваги
- Головні персоналії
- Організаційна структура
Внутрішній розпорядок - Режим праці і відпочинку
- Організація робочого місця (меблі, канцелярські товари, оргтехніка, телефонне устаткування та ін.)
- Система документообігу
- Порядок дій при технічних проблемах
Правила поведінки співробітників - Взаємовідносини з діловими партнерами і клієнтами
- Взаємовідносини всередині колективу
- Корпоративний дрес-код
- Заходи дисциплінарного впливу
Правила і заходи безпеки - Пропускний режим
- Парковка автотранспорту
- Правила користування службовими машинами
- Політика конфіденційності
- Технологічна політика (використання внутрішньокорпоративної мережі, електронної пошти, інтернету, соціальних мереж, ін.)
- Забезпечення безпеки працівників (правила і дії в надзвичайних обставинах)
Кадрова політика - Оформлення на роботу
- Випробний термін
- Оплата праці
- Система додаткових соціальних пільг і компенсацій
- Система заохочення
- Наднормова робота
- Тимчасова непрацездатність
- Порядок надання відпусток
- Оформлення відрядженьм
- Кар’єрне зростання
- Атестація та система оцінки
- Система навчання і розвитку
- Зміна анкетних даних (П. І. Б., сімейного стану співробітника, ін.)
- Порядок видачі довідок і копій документів, пов’язаних з роботою
- Процедура звільнення
- До кого звертатися із запитаннями, відповідей на які немає в довіднику


Трохи історії

На Заході, зокрема в США, довідник співробітника спочатку був юридичним документом (у ньому містилася вся діюча політика компанії). Так працедавці захищалися від можливих позовів і штрафів. Пізніше довідник почали використовувати для популяризації корпоративної культури серед працівників, а також для залучення нових співробітників. Саме у такому вигляді він і отримав широке поширення на Заході.

Які бувають довідники

Сьогодні в американських компаніях застосовуються довідники наступних видів (залежить від цільової аудиторії):
- Посібник з орієнтації для нових працівників.
- Загальний довідник співробітника (для всього персоналу).
- Довідник для менеджерів вищої ланки.
- Довідник для менеджерів середньої ланки.
- Довідник для супервайзерів.
- Посібник з пенсійного планування.

Посібник з орієнтації для нових працівників

Посібник з орієнтації найчастіше висвітлює історію, місію компанії та професійну етику. Інша інформація, що входить до нього, може варіюватися – від адрес місцевих банків і продуктових магазинів до план-схеми самої компанії.

Але хоча зміст таких посібників і може розрізнятися, їх мета завжди одна – допомогти новим співробітникам швидше адаптуватися: влитися в колектив і вписатися в корпоративну культуру.

Примітка. Найчастіше посібник з орієнтації – це не самостійний документ, а частина загального довідника співробітника.

Загальний довідник співробітника

Загальний довідник співробітника – це логічне розширення посібника з орієнтації. Як правило, він містить наступні основні розділи:

1. Загальні відомості про компанію: історія, місія компанії, корпоративна культура, професійна етика, цілі та філософія менеджменту.

2. Основні гарантії: однакові можливості найму, політика проти утискання на робочому місці, антидискримінаційна політика, політика відносно осіб з обмеженими можливостями.

3. Категорії зайнятості: повна зайнятість, часткова зайнятість, тимчасова робота.

4. Компенсації та пільги: система оплати праці, медичне страхування, страхування життя і від нещасного випадку, страхування по інвалідності, пенсійні плани.

5. Відсутність на роботі: відпустки, відгули, відсутність по хворобі, відпустки за сімейними і медичними обставинами, корпоративні свята.

6. На робочому місці: робочий годинник, алкоголь і наркотики, паління, корпоративний дрес-код, стандарти поведінки і заходи дисциплінарного впливу, відшкодування витрат, використання власності компанії, політика конфіденційності, політика безпеки, політика використання соціальних медіа, кар’єрне зростання, навчання і розвиток, процедури оцінки, звільнення, процедури врегулювання скарг.

Також довідник може розповідати про соціальні проекти, які спонсоруються компанією, розташування ресторанів і фітнес-центрів, про фірми, на послуги яких у співробітників є знижки.

Довідник для менеджерів вищої ланки

Цей довідник – допоміжний інструмент для ухвалення стратегічних рішень, визначення цілей, завдань і перспектив розвитку компанії. Зазвичай він містить інформацію про чинне законодавство і включає такі розділи, як державна політика, постанови і розпорядження уряду та ін.

Довідник для менеджерів середньої ланки і довідник для супервайзерів

Обидва довідники допомагають реалізувати політику компанії відносно персоналу і забезпечення зростання продуктивності. Вони є основою для ухвалення відповідних (рекомендованих) управлінських рішень у конкретних робочих ситуаціях. Фактично ці довідники є детальними інструкціями по здійсненню тієї чи іншої політики компанії.

Вони включають розділи, які висвітлюють управління дисципліною, робочі години, корпоративний дрес-код, заохочення і мотивацію, процедури врегулювання скарг працівників та ін.

Посібник з пенсійного планування

Головна мета – розповісти працівникам про важливість пенсійного планування. Як правило, посібник складається з розділів, які висвітлюють право на пенсію, терміни виходу на пенсію, методики розрахунку пенсій, процедуру виплати пенсій, прогноз соціальної пенсії, правові питання при виході на пенсію, інвестиційні можливості для пенсіонерів, здоровий спосіб життя на пенсії, складання заповіту.

Примітка. Закон не вимагає розробки і застосування довідників, тому компанії можуть мати як один довідник, так і декілька або жодного. На додаток до довідників багато компаній використовують листи ознайомлення. Ставлячи у них свій підпис, співробітник підтверджує, що ознайомився з правилами і політикою компанії.

Звідки беруться довідники

Довідники розробляються силами самої компанії (проектна група у складі юристів і спеціалістів з персоналу); сторонніми організаціями, що спеціалізуються на подібних розробках (пропонують програмне забезпечення для створення довідників і/або консультаційні послуги); чи зовнішніми фахівцями (це можуть бути технічні письменники, ілюстратори та ін.).

Резюме

У США довідники співробітників – це своєрідний каркас, основа управління трудовими стосунками. Вони однаково вигідні як для працівника, так і для працедавця. Першого довідники інструктують щодо технічних процесів і корпоративної політики, дають йому інформацію, яка неочевидна і складна для запам’ятовування. Працедавцю такі довідники дозволяють уникнути поганої інформованості співробітників і необгрунтованих претензій з їх боку.

Джерело: www.hr-journal.ru