UKRU

Бізнес-публікації

19 липня 2016

Готуємося до участі у зарубіжних виставках.


В Європейському союзі виставки – один з головних видів ділової активності, можливість заявити про себе, продемонструвати свою продукцію та налагодити зв’язки з потенційними партнерами. Нерідко українські компанії, вперше наважившись взяти участь у зарубіжній виставці, розчаровуються, не отримуючи очікуваного результату. Експерти пояснюють, що готуватися до таких заходів треба завчасно, уважно вибираючи майданчик і передбачивши всі дрібниці.

Плануємо заздалегідь

Геннадій Болдир, директор департаменту міжнародних економічних зв’язків Торгово-промислової палати України, рекомендує зарубіжну виставкову діяльність планувати за півроку. «Зазвичай після пленарної частини виставки, де демонструють товари, організатори влаштовують для компаній, зацікавлених у пошуку партнерів, індивідуальні B2B-переговори. І чим раніше заявити про свою участь у виставці, тим більше шансів потрапити у цей список для зустрічі з людьми, які ухвалюють рішення в компанії», – пояснює він.

Вікторія Кравченко, директор з маркетингу, партнер компанії UA2EU (займається організацією експорту з України в Європу), уточнює, що на підготовку стенда та доставку експонатів компанії-учасниці зарубіжної виставки знадобиться близько шести місяців, хоча, щоб підготувати відвідини виставки з метою вивчення ринку і пошуку партнерів, вистачить і кількох тижнів, якщо діяти швидко.

«Найповільніші компанії – з Німеччини та Австрії, тому з ними треба домовлятися про зустрічі щонайменше за три місяці», – відзначає Геннадій Болдир.

Обираємо майданчик

Вибираючи виставку, насамперед варто зважати на вашу цільову аудиторію та відвідування заходу потенційними покупцями. «Якщо ви хочете продати десяток подушок, маленького профільного ярмарку буде достатньо. Якщо шукаєте багатотисячне замовлення для масштабного виробництва – треба орієнтуватися на великі виставки», – каже Олександра Корінна, менеджер зі стратегічного розвитку компанії «Ваймс Консалтинг» (надає послуги бізнес-консалтингу щодо виходу на ринок Великобританії). З її досвіду, на виставках у Європі можна зустріти дуже багато баєрів, менеджерів із закупівель та ін. Тільки навряд чи баєр великої компанії шукатиме виробника для великого сорсингу на маленькому ярмарку.

Про найбільші міжнародні виставки можна дізнатися на порталі Expodatabase. Тут можна дізнатися про заходи у тій країні, в яку ви хочете експортувати продукцію, чи за галуззю. А український спеціалізований ресурс World Expo пропонує навіть пошук виставок за КВЕД. 6 місяців знадобиться на підготовку стенда та доставку експонатів компанії-учасниці зарубіжної виставки.

Зони уваги

Головне, на що треба звернути увагу під час підготовки до виставки, це реєстрація, бронювання стенда, підготовка експонатів, логістика, маркетингові матеріали, вирішення кадрових питань, оформлення віз, проживання персоналу. За словами Олександри Корінної, маленька проблема з брошурою не зіпсує якості товару, а перше враження може зіпсувати все. «Зразки на стенді – це дуже важливо, оскільки їх можна одразу показати тим, хто зацікавлений. Тому особливо ретельно слід продумати організацію логістики: способи перевезення експонатів, їхній документальний супровід для перетину кордону, пересування на/з виставки, оренду складу, якщо в цьому є потреба», – каже вона. Якщо компанія вирішила взяти участь у кількох закордонних виставках, то експонати дешевше зберігати на складі за межами країни, а не возити кілька разів через кордон.

Відправляти свої виставкові експонати можна за допомогою будь-якої транспортно-експедиційної компанії. При оформленні віз для участі персоналу у виставці труднощів зазвичай не виникає, якщо додаються документи, що підтверджують мету поїздки та зв’язок людей із компанією.

Також слід опрацювати список компаній-учасниць: вибрати, з ким зустрітися, а також надіслати потенційним партнерам у країні проведення заходу запрошення відвідати ваш стенд.

Ксенія Нагорна, керівник управління організаційної роботи та міжнародних відносин Запорізької ТПП, зазначає: «Компаніям, у яких мало досвіду в ЗЕД, рекомендую представляти свою продукцію та послуги в рамках колективних експозицій свого регіону, які організовують торгово-промислові палати». На багатьох зарубіжних виставках організатори після отримання всіх заявок самі розподіляють площі залежно від напрямку діяльності компанії, вибору метражу і типу стенда.

Розраховуємо ресурси

Вікторія Кравченко з досвіду компанії UA2EU наводить орієнтовний розрахунок ресурсів, необхідних для участі у виставці середнього розміру в невеликому місті Європи зі своїм стендом.

Персонал:
- мінімум дві людини на стенді – для спілкування з вхідним потоком, а також для взаємодії з відвідувачами, які проходять повз стенд;
- щонайменше одна людина – щоб ходити виставкою, вивчати конкурентів, можливих партнерів, працювати з потенційними клієнтами, зустрічатся з тими, кому призначені зустрічі;

«Власнику потрібна свобода маневру. Краще мати власний розклад: зараз я відвідую форум (зазвичай проходять якісь виступи), потім йду на заздалегідь призначені зустрічі, тепер піду до стендів конкурентів, потім перевіряю своїх співробітників на стенді тощо», – підказує Кравченко. Вона зауважує, що ці три співробітники повинні розмовляти хоча б англійською, щоб не наймати перекладачів. Вони також будуть займатися стендом: розкладати матеріали, вести попередні переговори та ін.

Вікторія Кравченко каже: «Якщо ваш відділ продажів спілкувався з клієнтом декілька разів, то і ваше запрошення відвідати стенд він сприйме із задоволенням. Ви точно будете відрізнятися від усіх тих холодних контактів, які надіслали e-mail або почали знайомство лише на виставці».

Стенд, участь у виставці:
реєстраційний внесок – 500 євро;
готовий стенд 16 кв. м – 3600 євро;
разом – 4100 євро.
Проїзд (перельоти, авто, автобуси) – від 100 євро на людину – 400 євро.
Проживання (готель/квартира) – 120 євро на людину – 480 євро.
Оскільки транспорт в Європі дорогий, краще жити ближче до місця проведення заходу і ходити пішки, економлячи майже 200 євро на таксі.
Харчування – від 40 євро на день – 40 х 4 х 4 = 640 + 100 (фінальна вечеря) = 740 євро.
Представницькі витрати (обід або вечеря з потенційними партнерами) – 500 євро.

Отримуємо вартість бюджетного перебування на виставці – майже 6500 євро. Додаємо кошти на виробництво й доставку виставкових зразків та виробництво рекламних матеріалів. Виходить, що для участі у виставці слід мати близько 10 тис. євро.

Готуємо стенд

Заздалегідь визначаємося з оформленням стенда. «У центрі уваги має бути новий або ексклюзивний продукт, щоб вирізнятися серед конкурентів. Успіх стенда безпосередньо залежить від грамотного представлення продукту», – підкреслює Тетяна Наумович, провідний тренер з продажів і переговорів Training For Business.

Крім керівника, який ухвалює рішення про співпрацю, організацію роботи та укладання договорів, треба залучити технічних фахівців, які зможуть відповісти на профільні питання відвідувачів.

Для ефективного обміну контактами треба заздалегідь підготувати:
- проспекти, буклети, листівки, каталоги;
- листи технічних характеристик для вузькопрофільних фахівців;
- зразки продукції або мультимедіа-ролики про послуги та обслуговування;
- прес-пакети, сувеніри.

Хто допоможе?

Компанії можуть звернутися за підтримкою до Мінекономрозвитку, підтвердивши свою мотивацію, якість продукту та готовність до експорту. Новачкам можна звернутися за допомогою до Торгово-промислової палати України або регіональних палат.

Торгово-промислові палати завдяки партнерським відносинам із зарубіжними палатами і виставковими центрами можуть запропонувати компаніям пільгову участь у виставках. До того ж на колективному стенді можна взяти лише 2 кв. м, тоді як для індивідуального зазвичай передбачено 6-9 кв. м. Як знизиться вартість участі у виставці в такому разі?

Фахівці порекомендують найбільш ефективні майданчики залежно від профілю діяльності компанії, допоможуть підготувати план участі, оформити стенд, документи, виставкові зразки для митниці – забезпечать супровід на всіх етапах підготовки та участі у виставці.

Організацією ділових поїздок на виставки займаються багато компаній, які готові взяти на себе все: від реєстрації до участі, отримання віз, бронювання житла, транспортного обслуговування, послуг консультантів із ЗЕД і перекладачів.

http://hub.kyivstar.ua/chas-vistavlyatisya/