UKRU

Бізнес-публікації

20 січня 2016

Перезавантаження після свята. Як налаштувати себе і співробітників на роботу.


Повернутися до щоденних обов’язків і увійти до робочого ритму після святкового розслаблення буває важко і самому керівнику, і персоналу. Як повернути себе і співробітників зі святкового байдикування у робочу реальність, розповідає Юлія Кривенцева, експерт з розвитку персоналу, підвищення особистої ефективності та інновацій, організаційний консультант, фасилітатор, представник Kontekst HR International Group (Польща) в Україні (www.konteksthr.com.ua).
Передусім керівник повинен зрозуміти, що робота без святкових днів або з одним вихідним лише знизить результативність персоналу. «Свята, відпочинок і отримання задоволення – це дні, коли треба перезаряджати батареї на повну потужність, щоб повернутися до керівників і колег з почуттям приємного нетерпіння, позитиву і передчуття подій року, що настав», – каже експерт. Якщо є традиція йти на канікули усім офісом – добре, коли це відбувається у формі ритуалу, під час якого керівник або власник компанії вітає співробітників і оголошує початок періоду канікул і відпочинку.

Перший робочий день керівника

1) Знайдіть приємне. Шукайте у факті повернення до робочих обов’язків те, що приносить задоволення, наближає до здійснення планів і бажань, які ви загадували і складали у новорічні дні. Чи є процес, вид роботи або стан, за яким ви буквально скучили за час свят? Це і буде та родзинка, яка дозволить поєднати приємне з корисним після повернення в офіс.

2) Розпочинайте з малого. Пам’ятайте про те, що «дещо – це краще, ніж нічого», тому, повернувшись на роботу, не піднімайте планку занадто високо і дозвольте собі сфокусуватися на одному завданні за одиницю часу. «Зазвичай експерти з особистої ефективності радять розпочинати день з найважчого завдання. У перші робочі дні нового року від цього правила можна дозволити собі відмовитися. Легкі справи – це маленькі перемоги, які створюють привід похвалити себе і поступово повернутися до звичайного темпу та інтенсивності роботи», – ділиться Юлія Кривенцева.

3) Плануйте. Улюблені багатьма списки справ на день – працюючий і простий інструмент структурувати час і наочно переконатися у своєму прогресі. Для завдань складніших поки може не бути ані бажання, ані сил. Повернення до них потребуватиме трохи більше часу.

Як зосередитися на тому, що треба зробити:
Випишіть необхідні справи на кольорові стікери та наклейте їх на столі або на моніторі по порядку виконання. По мірі просування відклеюйте і прибирайте зроблені. Отримайте відчуття впорядкованого руху по сходах знизу вгору.

4) Зробіть «потрібне нетермінове». У кожного з нас є справи, які відкладаються до нескінченності «на завтра». У перші робочі дні календар ще досить вільний і можна зробити ревізію електронної пошти, документів або робочого столу – ті правильні, але нудні речі, на які у багатьох немає ані часу, ані бажання у звичайні дні.

5) Приберіть робоче місце. Ефект перезавантаження корисно пережити буквально фізично. Приберіть все зі столу у велику коробку або шухляду. Протріть стіл миючим засобом – відомо, що на робочому столі збирається величезна кількість бактерій. Поверніть лише ті речі, які потрібні безпосередньо зараз. Інші залиште в шухляді. Якщо найближчим часом вони знадобляться – знайдіть їм місце на столі. Велика ймовірність, що дуже багато що виявиться непотрібним. У багатьох є відділення в столі й папки на полицях з документами, з якими вже досить давно незрозуміло що робити, – сміливо прощайтеся з ними.

Другий робочий день: влаштуйте зустрічі

У вас напевно є заплановані зустрічі з людьми, які відкладалися упродовж довгого часу, хоча питання зберігають актуальність. Хтось з цих людей може бути у від’їзді, але дуже багато хто – на робочому місці й поки ще теж вирішують, чим зайнятися. Тому у вас є шанс опинитися на першому місці в списку їх пріоритетів у ці дні, а отже, можливо, досягти бажаного. «Зустрічі з клієнтами в цей період часто бувають легкими, напівформальними, але саме вони дають привід для необхідного контакту», – відзначає експерт.

«Підтримуйте активність зусиллям волі. Включіть внутрішній метроном, який налаштовує на діловий темп, і не зменшуйте його», – настроює Юлія. Початок року – період, який надихає на своєрідний особистий аудит: які є навички, чому є сенс навчитися. Це не звичні новорічні рішення-обіцянки, а крок до того, щоб змінитися у потрібному напрямку, збагатити себе професійно.

Розпочинайте рік не лише з роботи по планах продажів, але і з розмов про особисті та індивідуальні плани, зворотного зв’язку про досягнення і зони розвитку підлеглих за результатами року, що минув. Це необхідна можливість рефлексії та мотивації з урахуванням індивідуальних потреб, обсягу і стилю роботи.


Налаштуйте персонал

1) Не діліться враженнями. Коли керівник у невеликій організації повертається після від’їзду на канікули, тоді як більшість співробітників залишалися в офісі, йому краще просто стримано відповідати на запитання про відпочинок і утриматися від захоплених описів усіх задоволень подорожі, чи то снігові вершини, чи океанські глибини. Стримана ділова поведінка, яка сигналізує, що свята закінчилися і час повертатися до буднів, не спровокує заздрісних і ревнивих коментарів.

2) Дайте співробітникам час. Занадто різкий кидок у робочий режим буде схожий на ефект від занадто інтенсивної дієти – скинута вага повернеться дуже швидко, а неадекватна активність роботи після свят перейде у депресію. Сили нам ще знадобляться на довгий лютий і ледачий початок весни.

3) Влаштуйте загальну нараду-планування. Перші робочі тижні – період, коли ми дуже природно включаємося у процес підбивання підсумків, оцінки успіхів і того, що не доведено до кінця або не зроблено. «На початку року ми несвідомо направляємо думки в майбутнє, вибираємо напрям, у якому хочемо просуватися. І тому створення бачення організації або групи спільно працюючих фахівців саме зараз буде, з одного боку, спонтанним і природним, а з іншого – стане потужною мотивацією для колег і підлеглих до того, щоб поступово, але вже з почуттям розуміння і визначеності фокусуватися на завданнях нових робочих днів», – пояснює Юлія Кривенцева.

Першу робочу зустріч, щоб уникнути ефекту холодного душу від занадто різкого повернення до завдань, розпочніть з короткого обміну враженнями про те, як пройшли свята, або напівсерйозних запитань про те, що співробітники вважають своїм головним досягненням року, який минув, які обіцянки й рішення запланували на новий рік тощо. Але не беріть на ці зустрічі частування. Ваше завдання – переключити людей на роботу, а не продовжувати розслаблятися. Саме тому мета зустрічі має бути озвучена чітко і зрозуміло, наприклад: «збираємося привітатися після свят і обговорити особисті плани на найближчі дні».

4) Станьте чиїмось ментором. Після новорічних свят в офісі можуть з’явитися молоді співробітники. Менторство – це взаємовигідна гра: як ви можете навчити молодого колегу корисним речам, так і він виявиться для вас носієм корисного досвіду.

(Не) вічне свято

Експерт попереджає, що в січні, лютому і березні життя «від свята до свята» може провокувати підлеглих до того, щоб відкладати виконання запланованих завдань. «Цей час відгукнеться ризиками послаблення уваги до клієнтів, і, щоб уникнути цього, знадобиться додатковий контроль і звіряння календарів і статусу завдань», – каже Юлія Кривенцева.

Отже, сезон після свят повинен стати окремим сегментом у робочих планах, який за умови дотримання особливого ритму і темпу в роботі з клієнтами і колегами стане результативною перехідною смугою до нових завдань і звершень.